¿Cómo se deben proteger los activos en las entidades del estado?
Por: Mario Barboza M.
La seguridad entendida como el estado ideal al que se arriba como resultado de las medidas que se han implementado para salvaguardar los intereses de las entidades del servicio público (personas, activos, expedientes, información, etc.) y la gestión del riesgo conocida como aquella actividad coordinada e interdependiente que busca dirigir y controlar las entidades en su relación con el riesgo, conocido este como "el efecto de la incertidumbre sobre los objetivos" (ISO 31000), son los términos más significativos y de valía para proteger adecuadamente aquello de interés en las instituciones estatales.
"Las actividades coordinadas son aquellas medidas que permiten dar tratamiento a los riesgos una vez estos han sido valorados y evaluados conforme al sinnúmero de metodologías de análisis y prognosis vigentes"
Una institución estatal es aquella "entidad del estado que cumple funciones al amparo de la legalidad y en pro de la ciudadanía", debido a esta gran responsabilidad, a la interdependencia con diversos organismos y a la multiplicidad de funciones las cuales se desarrollan de muchas maneras, se hace necesario estructurar e implementar ajustados, dedicados y adecuados procesos de seguridad que la abarquen integralmente.
En Colombia, las actividades guía para generar seguridad en las entidades del estado, están descritas en diferentes manuales, políticas, estrategias, procedimientos y protocolos, muchos de ellos, estructurados conforme a las necesidades particulares de cada institución. En tal sentido, no hay unificación procedimental acerca de como se deben salvaguardar los activos estatales.
Aún lo anterior, en la actualidad para generar seguridad (por lo general) se adelantan análisis de riesgos teniendo como base información de contexto y el desarrollo de distintas actividades que se resumen en la imagen 1. El conjunto de actividades permite determinar los niveles de riesgo que posibiliten: generar el tratamiento adecuado con medidas de protección que se ajusten a las necesidades y capacidades de la entidad.
"La información de contexto implica y requiere la consulta de diversas fuentes para conocer la amenaza y conocer nuestras capacidades, limitaciones, fortalezas y debilidades"
Es clave en las entidades estatales, determinar, conocer y valorar todos los activos de valía y aquellos que pudieran ser susceptibles de pérdida o menoscabo, saber en qué condición se encuentran, los lugares de almacenamiento o ubicación, medios y medidas de protección actuales y los procedimientos con los que se dispone para su salvaguarda; asimismo, es necesario conocer quiénes son realmente las amenazas (quienes tienen interés en obtener o vulnerar dichos activos), sus capacidades, sus modus operandi y sus intenciones. Esto, con el concurso de un recurso humano, preparado y capacitado en seguridad y protección.
Para conseguir la información de contexto se hace necesario también obtener los antecedentes y datos de aquellas personas al interior de la entidad y de las autoridades que lo pudieran proporcionar. Asimismo, debe haber un autoconocimiento, es decir, conocer ¿Qué medidas, procedimientos, controles y actividades de protección se tienen para controlar los distintos riesgos y vulnerabilidades propias conforme a las modalidades e intenciones de la amenaza?.
Ahora bien, vale recordar que a principios del siglo XX el catedrático Henry Fayol refería en la teoría clásica de la administración, la cual resaltaba el énfasis de 6 funciones que debe tener una organización para lograr la eficiencia en su famoso libro “Administration industrielle et générale”, publicado en París en 1916 (una de esas funciones es la de Seguridad, vital para cualquier organización), lo siguiente:
En las entidades estatales se tiene la insana costumbre de confiar en todo o en subestimar las amenazas (porque se desconocen o porque se cree que muy pocos tienen interés en los activos e intereses), a su vez, es cotidiano escuchar que los equipos nunca fallan, que recientemente no ha pasado nada y que la confianza en los colaboradores debe ser absoluta para que haya resultados adecuados, por lo que no se hace necesario realizar procesos previos de seguridad. Se escucha con regularidad que ¡no se hace necesario proteger lo que no es de interés de muchos! Pero ante todo esto, resulta la gran pregunta:
¿COMO SE DEBEN PROTEGER ENTONCES LOS ACTIVOS EN LAS ENTIDADES DEL ESTADO?
Para proteger y salvaguardar los intereses en las entidades del estado colombiano, cada entidad debe:
- Disponer de una política de seguridad, la cual debe ser socializada, implementada y cumplida en la entidad por todos sus miembros y quienes tengan relación con ella.
- Contar con un conjunto de procedimientos, procedimientos operativos, estrategias, protocolos y guías para el desarrollo del proceso de seguridad.
- Disponer de un equipo humano de seguridad y gestión del riesgo, capacitado, empoderado por la alta dirección, comprometido, autónomo y entrenado en dinamizar la política y los lineamientos guía antes comentados.
- Elaborar los diagnósticos y estudios de seguridad a las sedes en donde la entidad desarrolle actividades.
- Implementar las oportunidades de mejora de seguridad, cuando estas sean necesarias.
- Realizar periódicamente los análisis de activos, riesgos y amenazas en procura de facilitar la toma de decisiones en seguridad.
- Disponer de adecuados medios humanos, físicos, técnicos y tecnológicos de seguridad y vigilancia.
- Adelantar procesos de revisión del personal en pro de saber ¡quien es quien!
- Inspeccionar y auditar con regularidad el proceso de seguridad en pro de su mejora.
- Adelantar alianzas con las autoridades para compartir experiencias de seguridad.
- Participar en las convocatorias y agremiaciones de seguridad del sector público.
- Impulsar las propuestas y oportunidades de mejora que sean necesarias para la salvaguarda de los activos.
- Participar en los comités de manejo de crisis y eventos disruptivos, los cuales deben estar dinamizados y protocolizados a través de procedimientos operativos.
En suma, un adecuado proceso de seguridad en las entidades del estado requerirá del apoyo de las altas direcciones; de un equipo pragmático, propositivo, dinámico y capacitado en seguridad; y del compromiso de todos quienes hacen parte de estas organizaciones, buscando dar cumplimiento a la tan sonada frase:
"LA SEGURIDAD ES UN ASUNTO DE TODOS"
REFERENCIAS
